Od 1 listopada 2026 r. świadczeniodawcy realizujący umowy w rodzaju leczenie szpitalne będą musieli przekazywać do NFZ miesięczne zestawienia obecności personelu medycznego. Nowy obowiązek umożliwi porównanie danych zawartych w harmonogramach z informacjami o obecności poszczególnych osób w miejscu udzielania świadczeń.
Jakie dane trzeba będzie przekazywać
Nowe przepisy rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 25 sierpnia 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej (Dz.U. poz. 1137) wymagają, aby za każdy miesiąc przekazywać informacje o dniach oraz godzinach rozpoczęcia i zakończenia obecności osób wykonujących zawody medyczne, które udzielają świadczeń i zostały wskazane w harmonogramie personelu.
Dla świadczeniodawców oznacza to zmianę podejścia do ewidencjonowania personelu. Samo prawidłowe zaplanowanie grafiku przestaje być wystarczające, dane przekazywane do NFZ powinny znajdować odzwierciedlenie w rzeczywistej organizacji pracy.
Szpital a pozostałe miejsca udzielania świadczeń
Nowelizacja dotyczy bezpośrednio świadczeń w rodzaju leczenie szpitalne. Może jednak wymagać dodatkowej analizy organizacji pracy osób, które udzielają świadczeń również w innych lokalizacjach lub podmiotach.
W takim przypadku należy sprawdzić, czy dane dotyczące godzin obecności są spójne i odpowiadają faktycznej dostępności danej osoby. Przy planowaniu pracy zasadne jest także uwzględnienie czasu potrzebnego na przemieszczenie się pomiędzy miejscami udzielania świadczeń.
Rozporządzenie nie wprowadza odrębnego obowiązku raportowania czasu przejazdu ani obecności personelu w ramach innych rodzajów świadczeń. Informacje te mogą jednak mieć znaczenie przy ocenie, czy organizacja pracy umożliwiała udzielanie świadczeń zgodnie z warunkami umowy.
Harmonogram a rzeczywista obecność personelu
Nowe rozwiązanie daje NFZ znacznie szerszą możliwość zestawiania informacji dotyczących obecności personelu z harmonogramami zgłoszonymi w ramach umów. Pozwala to wychwytywać sytuacje, w których ta sama osoba została wykazana jako dostępna w różnych miejscach w tym samym czasie lub w godzinach, które w praktyce mogą budzić wątpliwości.
Świadczeniodawcy powinni więc zapewnić zgodność danych znajdujących się w harmonogramie, wewnętrznej ewidencji obecności oraz zestawieniu przekazywanym Funduszowi. Wymaga to również określenia, z jakich dokumentów lub systemów będą pozyskiwane informacje o godzinach rozpoczęcia i zakończenia obecności.
Jak przygotować się do nowych obowiązków
Niewykonanie obowiązku przekazywania zestawień zostało włączone do katalogu naruszeń, za które może zostać nałożona kara umowna. Od listopada warto zatem zadbać o to, aby ewidencja obecności, harmonogramy oraz dane przekazywane do NFZ były ze sobą spójne i pozwalały odtworzyć rzeczywisty sposób organizacji pracy.
Weryfikacji powinny podlegać w szczególności grafiki osób pracujących w kilku lokalizacjach, czas pomiędzy kolejnymi miejscami udzielania świadczeń oraz sposób dokumentowania obecności.
Przygotowanie tych zasad przed wejściem nowych przepisów w życie pozwoli terminowo sporządzać zestawienia i ograniczyć ryzyko przekazania NFZ danych niespójnych z dokumentacją świadczeniodawcy.
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20260001137/O/D20261137.pdf