W kolejnej części cyklu „Poznaj zespół MBRK” przedstawiamy rolę audytu wewnętrznego w Dziale Rozliczeń. Za ten obszar odpowiada Katarzyna Soduła, Kierownik ds. Audytu Wewnętrznego.
Audyt wewnętrzny wspiera Zespół Rozliczeń w prawidłowej realizacji procesów związanych z obsługą kontraktów z Narodowym Funduszem Zdrowia. Obejmuje weryfikację danych i dokumentacji, analizę przebiegu poszczególnych etapów procesu oraz identyfikowanie rozbieżności wymagających wyjaśnienia lub korekty.
Kierownik ds. Audytu Wewnętrznego wykorzystuje w tej pracy praktyczną znajomość systemów medycznych oraz zasad rozliczania i walidacji świadczeń przez płatnika publicznego. Analizuje dane rozliczeniowe, weryfikuje raporty i przygotowuje zestawienia wspierające ocenę prawidłowości rozliczeń.
Od kontroli do usprawnienia procesu
Stwierdzenie rozbieżności jest jednym z etapów audytu. Kolejne działania obejmują ustalenie jej przyczyny, wprowadzenie korekty oraz określenie sposobu postępowania, który ograniczy ryzyko wystąpienia podobnego błędu w przyszłości.
Proces można przedstawić w następujący sposób:
kontrola → wykrycie rozbieżności → ustalenie przyczyny → korekta → przekazanie wiedzy → ograniczenie ryzyka powtórzenia błędu
Wyniki kontroli są wykorzystywane również do doskonalenia sposobu pracy. Jeżeli przyczyną rozbieżności jest sposób realizacji określonego zadania, możliwe jest odpowiednie zmodyfikowanie procesu, doprecyzowanie zasad postępowania lub uzupełnienie wiedzy pracowników.
Audyt a rozwój zespołu
Audyt wewnętrzny pełni również funkcję wspierającą wobec Zespołu Rozliczeń. Stwierdzone podczas kontroli rozbieżności są omawiane z osobami odpowiedzialnymi za poszczególne zadania. Celem jest wyjaśnienie przyczyny problemu, wskazanie właściwego sposobu postępowania oraz ograniczenie ryzyka jego ponownego wystąpienia.
Katarzyna prowadzi również szkolenia wewnętrzne dotyczące rozliczeń. Dzięki temu wiedza wynikająca z audytów może być wykorzystywana nie tylko do rozwiązania pojedynczego problemu, lecz także do rozwijania kompetencji zespołu i ujednolicania sposobu realizacji określonych czynności.
Jakie kompetencje są potrzebne w audycie?
Praca w audycie wymaga dokładności, umiejętności analizy danych oraz bardzo dobrej znajomości procesów rozliczeniowych i wykorzystywanych systemów. Równie ważna jest umiejętność wyjaśniania złożonych zależności systemowych i rozliczeniowych w sposób zrozumiały dla osób odpowiedzialnych za poszczególne etapy procesu.
Kierownik ds. Audytu Wewnętrznego powinien również konsekwentnie stosować przyjęte zasady kontroli i jasno komunikować stwierdzone rozbieżności. Ma to szczególne znaczenie w okresach zwiększonego obciążenia pracą, m.in. podczas zamknięć miesięcznych i w terminach sprawozdawczych.
Audyt wewnętrzny wspiera prawidłową realizację procesów w Dziale Rozliczeń, pozwala identyfikować przyczyny rozbieżności oraz wykorzystywać wyniki kontroli do doskonalenia sposobu pracy. Łączy więc funkcję kontrolną z rozwojem procesów i wiedzy zespołu.