W kolejnej części cyklu „Poznaj Zespół MBRK” przedstawiamy obszar administracji, kadr i finansów. Za jego organizację odpowiada Katarzyna Laskus – Kierownik Działu Administracji, Specjalista ds. Finansowo-Kadrowych.
Stanowisko łączy odpowiedzialność za procesy kadrowe, finansowe i administracyjne, które zapewniają prawidłowe funkcjonowanie firmy i wspierają pracę pozostałych Zespołów.
Kadry i sprawy pracownicze
Jednym z głównych obszarów odpowiedzialności jest prowadzenie spraw związanych z zatrudnieniem pracowników. Obejmuje to cały cykl zatrudnienia – od przygotowania dokumentacji związanej z rozpoczęciem pracy, przez prowadzenie akt osobowych i ewidencji czasu pracy, po obsługę urlopów, pracy zdalnej i zakończenia współpracy.
Do zadań należą również kwestie związane z regulaminami pracy i wynagradzania, badaniami lekarskimi, BHP oraz dokumentacją wymaganą przez przepisy prawa pracy.
Katarzyna realizuje także zadania kadrowo-płacowe, w tym przygotowanie danych do naliczania wynagrodzeń, obsługę umów o pracę i umów cywilnoprawnych, PPK oraz wybrane obowiązki sprawozdawcze.
Finanse i bieżące rozliczenia
Drugim obszarem są finanse operacyjne firmy. Zadania obejmują fakturowanie, ewidencję kosztów, weryfikację dokumentów pod względem rachunkowym, obsługę bankowości elektronicznej oraz przygotowywanie zestawień i raportów finansowych.
Istotnym elementem jest także monitorowanie płatności i należności, które pozwala kontrolować ich terminową realizację i odpowiednio reagować w przypadku opóźnień.
W pracy wykorzystywane są systemy kadrowo-płacowe oraz narzędzia służące do realizacji obowiązków wobec instytucji publicznych, w tym ZUS PUE i KSeF. Stanowisko wymaga również bieżącej współpracy z urzędem skarbowym, ZUS, bankami oraz biurem rachunkowym.
Organizacja pracy biura i obsługa administracyjna
Kierownik Działu Administracji organizuje również bieżącą pracę biura. Dotyczy to m.in. obiegu dokumentów, obsługi umów związanych z działalnością firmy, polis, leasingów, kwestii związanych z funkcjonowaniem nieruchomości oraz współpracy z podwykonawcami.
Do tej części obowiązków należy także organizacja pracy recepcji i osób wspierających procesy administracyjne. Obejmuje to delegowanie zadań, przekazywanie wytycznych oraz bieżące wsparcie w ich realizacji.
Jakie kompetencje są potrzebne na tym stanowisku?
Jedną z najważniejszych kompetencji jest dyskrecja i odpowiedzialne podejście do powierzonych informacji, w tym przestrzeganie zasad poufności oraz właściwe zarządzanie dokumentacją.
Równie ważna jest umiejętność prowadzenia rozmów dotyczących spraw pracowniczych, finansowych i formalnych. Wymaga to jasnej komunikacji, znajomości obowiązujących zasad oraz umiejętności wyjaśniania procedur w sposób zrozumiały dla pracowników i współpracowników.
Praca w kilku obszarach jednocześnie wymaga również dobrej organizacji, skrupulatności i umiejętności ustalania priorytetów. Terminy związane z wynagrodzeniami, dokumentacją pracowniczą, rozliczeniami oraz obowiązkami wobec instytucji publicznych muszą być realizowane zgodnie z określonym harmonogramem.
Rola administracji w strukturze MBRK
Dział Administracji zapewnia zaplecze organizacyjne dla pozostałych obszarów działalności MBRK. Prawidłowo prowadzone procesy kadrowe, finansowe i administracyjne pozwalają innym Zespołom koncentrować się na obsłudze klientów i realizacji zadań merytorycznych.
Katarzyna Laskus